引言

随着经济的发展,企业进入了全新的市场发展阶段,其办公管理也开始尝试创新,但由于企业部门较多,组织较为复杂,内容复杂,需要办公室履行协调和服务等职责。因此,创新办公室管理方式,可有效提高企业的办公效率,大大提高企业的运营效率。基于此,论文重点分析了目前企业办公室管理存在的相关问题,并提出改善建议,以更好地改善企业办公室管理职能。

1基本概念

办公室精益化管理脱胎于“精益生产管理”理念，最早由丰田汽车公司提出，该管理聚焦对生产浪费的找寻和消除，随着日本企业的快速发展，“精益生产管理”的影响力持续提升，并在管控企业的各类活动中持续开展，如用于精简行政岗位、优化组织架构，企业由此开展标准化、同步化生产，组织层级改善、质量管理体系推行、零库存及生产浪费降低顺利实现。随着“精益生产管理”的快速发展，该理念的应用不再局限于制造业，在各行业的影响力持续提升，已经成为一种广受推崇的管理模式，在服务业、建筑业、 IT行业、医疗行业、军事补给、政府机构中均得到有效应用。在对“精益生产管理”的全面学习中，该管理已经从企业向金融、贸易等领域延伸，精益化管理便属于这一延伸发展过程中的产物。

对于本文研究的精益化管理来说，可以将其视作一种管理文化，精、准、严、细是其核心思想，精益化管理能够提升企业管理综合水平，但结合实际调研可以发现，现阶段我国很多企业在精益化管理方面存在个别化、分散化等方面不足，未能形成规模的精益化管理效用，无法较好适应企业与社会实际情况。

2公室工作精益化管理的难点

2.1岗位职责不清、缺乏沟通

办公室岗位众多，如果没有明确的岗位职责，容易造成有的工作交叉重叠，有的岗位工作又出现空白。只有确定了每个岗位的岗位职责，才能使办公室工作面面俱到，做到既无重叠又无空白。但是办公室工作又是需要密切合作的，办公室人员除了需要完成本岗位工作之外，还需要具有相互帮助、共同协作的精神。

2.2办公室人员队伍效率低

办公室工作除了对专业理论水平的要求外，更多的需要经验的积累和高度的责任感，对岗位工作和领导交待的事项必须要一件不落地按时按要求高质量完成。办公室工作中最忌讳懒懒散散、办事拖拖拉拉，因为办公室工作基本都是时限性比较强的工作，办事效率太低就会误事。

2.3没有建立办公室工作“法治”秩序

为了做好纷繁复杂的办公室工作，办公室的领导不能一会儿左一会儿右，毫无头绪地整天瞎忙；或是被领导一会儿支到东，一会儿支到西；结果村村起火，处处冒烟，费力不讨好，不知道自己整天都忙了些什么。办公室的领导应该有“泰山崩于前而色不变”的定性，不管风吹浪打，胜似闲庭信步，有自己的主见，能够根据事情的轻重缓急，做好安排，指挥若定。

3办公室工作精益化管理策略

3.1增强认知，落实工作细节

精益化管理是最近几年新兴的办公室管理方式，非常符合当前企业对办公室工作的管理发展方向，企业在日常的运营过程中，应用这一办公室管理方式不仅能够有效地提升自身的管理水平，而且还能够规范办公室的工作秩序，为工作人员提供良好的工作环境，从而提升工作人员的工作积极性和主动性。由于办公室的工作事务非常繁重，并且具有一定的被动性，所以工作人员在展开相应的工作时首先应该提升自己处理突发事件的能力，增强自身对工作的认知水平，避免由于工作失误而给公司带来相应的经济损失。同时还应该增强自己的责任意识，在工作前后都进行及时的归纳总结，从而不断地提升自己的综合素质和工作能力；其次，办公室工作人员应该在日常的工作过程中严格遵守公司制定的规章制度，注重工作的细节要点，然后进行妥善地处理；最后，公司在对办公室工作进行精益化管理时，也应该适当地提升办公室工作人员的创新意识，使其能够站在整体上思考公司项目的完成进度，严格地按照相应的规章制度来管理相应的工作，从而保证企业所有工作人员的工作效率能够得到有效提升。

3.2完善办公室管理制度

企业内部对办公室工作进行精益化管理是无法离开相应的管理制度的，这是因为只有良好的管理制度才能够保证精益化工作流程能够达到预期的成效，提升工作人员的工作效率和工作质量，从而在一定程度上促进企业的可持续发展。为了能够保证精益化工作流程的有效性，首先就需要企业内部的领导层人员能够根据企业真实的发展情况来简化办公室工作的职责体系，从而有效地解决办公室内部各个岗位职责不明确、分工不合理的情况，使各项工作都能够顺利的展开。其次，企业应该加强对各个岗位职责的归属，建立健全的考评机制，对所有工作的评估展开相应的量化处理，从而有效地增强考评工作的真实性和有效性。而对于工作性质比较轻松的工作，企业在进行考评时应该根据工作人员的工作态度以及工作成果来评估，从而有效地提升精益化管理工作的有效性。最后，企业应该建立健全办公室工作制度，然后再根据企业的管理目标和运营方式来明确办公室相关的工作流程或制度，从而使办公室的工作人员都能够按照相应的工作流程或是工作制度来展开相应的工作，提升办公室环境的有序性。

3.3健全精益化管理考评体系

为了有效地提升工作人员工作的积极性，企业应该建立健全相应的精益化考评体系。而这一体系的建立不仅能够为各项工作活动的展开提供一定的动力，而且还能保障精益化管理的公平性和有序性。首先需要相关的工作人员能够意识到考核理念应用对企业发展的现实意义，在进行实际的精益化管理时严格遵循准确、精细的原则，保证考评工作的展开不会故意偏袒任何工作人员。其次，应该明确建立精益化管理考评的工作目的，并且建立相应的奖惩机制，但是在实施奖惩机制的过程中应该更加关注对办公室工作人员的奖励，然后在日常的管理工作中以鼓励的形式不断地促进工作人员提升自身的工作责任感和工作能力，从而积极地融入各项工作活动中。最后，在得出相应的考评结果时应该将办公室工作人员的绩效和职称评定相结合，因为这种管理方式能够在一定程度上激励工作人员主动提升自身的工作效益，从而更好地促进精益化管理工作的顺利开展。

3.4精益化管理与企业文化建设同步

企业为了能够在市场发展中不断地提升自身的核心竞争力，那么就需要将办公室工作的精益化管理与企业的文化建设有效地结合起来，在日常的文化建设中渗透相应的管理工作，从而有效地提升企业内部工作人员的凝聚力，使工作人员能够形成相应的主人翁意识，在日常的工作过程中不断地积极主动地提升自身的工作能力和综合素质。由于企业的文化建设与办公室的办公氛围以及工作人员的交际关系息息相关，所以企业应该在日常的运营过程中加强对办公室工作人员凝聚力的提升，并且在实际的活动中加强对企业发展前景的关注。

结语

办公室精益化管理需要关注多方面因素影响。在此基础上，本文涉及的更新管理理念、引进先进管理系统、把握精益化管理细节等内容，则提供了可行性较高的管理路径。为更好地开展办公室精益化管理，还应关注智能化技术应用、管理人才引进和培养。

参考文献

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[2]姚桢，胡智 . 实现科研院所办公室管理精细化的思路与措施 . 中国计量， 2021 （ 12 ） .

[3]李晓宇 . 浅谈精细化管理在办公室管理中的运用 . 办公室业务， 2021 （ 22 ） .