随着我国信息技术的迅猛发展和现代社会人们对信息需求的日益高涨，加快档案信息资源共享管理机制的构建迫在眉睫，在这一过程中，档案信息在移交、存档、整理和使用过程中都将依托于信息网络技术的优势。在档案数字化建设中广泛应用信息技术，有效推动了档案数字化建设和网络化建设，为人们提供了获得档案信息资源的重要条件。相关档案管理人员的工作使命也由以往的档案保管者逐渐向档案信息提供者转变，为档案信息资源共享的管理机制的构建提供了重要保障。

一、方法与步骤

第一，加强档案信息管理的标准化。只有实现标准化，才能促进现代化，才有档案信息资源共享，标准化是实现现代化的基石。因此，档案部门应根据由国家档案局主持起草，经中国文献工作标准化技术委员会讨论通过，国家标准局1985年批准颁行的《档案著录规则》和《中国档案分类法》等相关标准，积极开展各项工作，为实现档案管理工作现代化与档案信息资源共享打下坚实的基础。第二，适应新形势要求，积极推广计算机在档案信息资源共享中的应用。大力开发能够前面适应相关档案部门储存和提供使用相关档案信息的最常使用的计算机应用程序和文档，使各类档案管理软件数据之间具有一定的兼容性，防止出现各自开发的现象，导致大量的人力资源和财力资源的浪费。第三，分期、分批上网。由于档案管理现代化的基础工作存在一定的差异性，馆藏资料内容庞杂,种类繁多，并且档案的保管期限、档案保密的范围以及保密等级的划分均有不同，在上网时，应由具有一定档案管理能力、较高网络化管理程度的档案部门和使用率较高的档案以及档案目录等用于存储、查找的检索工具上网。第四，借助计算机网络技术的发展和应用，实现资源共享和信息传递。在构建不同档案信息资源时，应与国家信息资源网密切相连，实现档案信息资源共享^[1]。

二、档案信息资源共享管理机制构建中应注意的问题

（一）加强对知识产权的保护。

现阶段，我国各地区均制定了相应的信息政策和对信息活动中的重要问题进行调控的法律措施，进而保证信息资源共享能够顺利进行。一些档案信息凝聚了内部研发人员的智慧力量，应对研发人员智力劳动产生的智力劳动成果所有权进行保护，不应随便提供给他人。档案管理部门在构建核心技术的档案中应进行特殊保管，并制定完善的借阅制度和引用制度，强化知识产权的创造、保护和运用,最大程度上保护知识产权不受侵害^[2]。

（二）加强保密意识，做好保密工作

按照《保密法》和《保密法实施办法》的相关规定，认真做好涉密档案的保密工作，强化保密观念，严防失密泄密。针对频繁发生的网络窃密和泄密事件,以文字、图表、音像及其他记录形式记载商业秘密内容的方案不能在网络平台发表和转发，不能提供给其它单位使用，进而避免泄密事件的发生。

（三）构建档案共享信息平台。

计算机网络技术的快速发展，为档案软件在档案管理中的高效运用做出了重要的技术支撑，档案管理网络版能够在不同网络用户的基础上，由各种角色完成档案的整理工作、鉴定工作以及编研工作，在设定系统管理特有权限和真实身份验证的前提下，能够有效实现档案信息资源共享。档案资源信息数字化服务体制应有由信息集群化共享服务平台、内外网交互管理系统、网络数据接入与传输设备、应用安全服务平台共同组成。档案共享平台需要独立完成用户共享权限设置和相关身份验证，在支撑档案资源信息开发与管理、对各类输入数据进行加工处理后，将结果以用户所要求的形式输出等功能的同时，确保档案信息共享平台档案数据库中的档案信息不失密、不泄密，确保涉密档案的安全，为档案资源信息创造优良的网络基础^[3]。

三、档案信息资源共享的管理机制的构建分析

（一）完善档案信息资源共享管理机制

在构建档案信息资源共享平台时需要设立专门的管理部，并制定相应的管理制度和完善的工作方案，对各方面进行统一部署，适当安排，提高档案信息资源共享平台管理的整体标准，以防出现多个部门共同管理，但彼此之间却没有理顺权责关系，造成档案信息资源共享平台管理效率低下、效果很差等的现象。除此之外，档案信息资源共享平台设计团队、筹建团队、管理团队和运行维护团队必须认真遵守相关规定，具备大局意识、协作精神，理清工作思路，明确目标任务，踏踏实实地立足自己的工作岗位,在工作中投入自己的热情和智慧，进而将档案信息资源共享平台的社会效益充分发挥出来。

（二）加强技术研发，构建综合档案信息系统。

在档案信息资源共字平台构建成工程中，技术研发这一部分非常重要，在现在实行的档案管理系统上，不断完善其自身功能，构建与其他各部门之间相联系的档案信息网络，加快实现档案管理系统与其它各个应用系统的有机地集成到一个无缝的、并列的、易于访问的单一系统中，增强档案管理的电子信息一体化建设，能够加强档案全过程的动态管理。将档案管理与信息网络有效联接，使档案管理的信息化建设能够纳入到电子文件的全过程管理中，构建信息交流常态机制，加强信息沟通，成为各类信息的集成。同时，档案室和其他各个部门应积极构建良好的网络渠道，使相关技术工作人员能够充分参与到档案信息管理工作，积极开展档案信息开发利用工作，提高技术含量，这样不仅可以确保档案信息在收集过程中具有整体性和及时性，还能增强档案利用工作的针对性与时效性，进而提升档案信息的功能，在一定程度上提高其利用率^[4]。

（三）建设档案信息资源数据库。

依托全面、智能的计算机辅助设计和工程设计应用软件而构建的档案信息资源管理机制，应建设具有完整性、系统性和可扩展性的数据库。以广大用电用户的实际需求为出发点，以优质高效的服务为抓手，构建不同级别的档案信息资源数据库和文件级目录数据库；通过数据转换完善全文档案信息数据库；根据发展需要，构建多媒体数据库，为广大用电用户提供不同形式的档案信息服务，根据用电用户对信息的具体要求，利用网络信息平台对信息进行收集、鉴别、分析和编辑等工作。

（四）档案信息资源个性化检索的构建

为了给档案使用者创在更加便利的条件，可以根据用电用户的实际需求构建导航系统平台和信息交流平台，进而使网上信息可以和用户的实际需求进行准确的匹配，完善个性化服务信息推送工作。为了加快实现较大规模的数据信息资源共享，需要提供异构数据库跨库检索的查询的系统，将以往单一检索点的线性检索逐渐变为具有多元化特点的多检索点的逻辑组配检索，在实现动态超文本检索的同时，还使提供的档案信息也更加多样化。

（五）加强档案信息资源共享管理机制的安全性

在档案信息资源共享中，最关键的问题之一就是安全方面，因此有关安全管理制度的制定势在必行。档案信息安全管理是确保网络安全的重要核心，制定较为完善的网络安全管理机制和网络信息安全体系，可以有效防范网络信息安全隐患。在档案信息资源共享管理机制的构建中，如果缺乏良好的安全管理制度，制定再多的实施措施都无济于事，形式上虽有，却不起任何作用。因此，为确保网络信息安全，构建良好的档案信息资源共享管理机制，应对相关档案管理人员开展有关网络安全方面的培训和教育活动，全面强化网络安全意识,不断创新信息安全管理方式，全面提升信息网络病毒防护水平，建立完善的应急预案，进而使档案信息资源共享平台在日常运行中能有一个相对安全的环境。通过组织开展网络安全专题教育培训，提高档案工作者的自身素质，并与安全管理制度相结合，能够在素质方面和制度方面对档案信息网络安全实行双重保障。完成档案信息资源共享管理机制的构建，对于推动档案信息化建设工作的顺利开展，确保档案数字化工作的正常运行发挥了积极作用。为了有效提高档案信息资源共享安全管理水平，应成立一个专门机构，以便对各个职能部门进行统筹管理，建立健全档案信息管理制度，将档案信息资源共享系统存在的安全性问题与内部相关档案管理人员年终绩效考核指标相挂钩，使档案信息安全与档案管理人员的自身利益相联系，进而提升档案管理人员在工作中的警惕性，使档案信息资源共享管理具有一定的安全性。与此同时，还应提高管理意识，档案信息资源共享存在的安全问题与档案信息安全管理意识有着直接的联系。如果没有形成良好的档案信息资源管理安全意识，即使引进再精良的硬件设备和软件设备，制定再具有针对性的网络防护措施，也会出现档案信息资源的安全性问题。因此，特别是档案信息数字化管理部门，应提升信息安全防范意识，改变以往的档案信息安全管理观念，增强与各部门之间的联系，贯彻落实各项规章制度，优化档案管理系统权限设置，进而确保档案在保管环节和使用环节中具有安全性，并且对档案信息数据进行准确备份，为加强档案信息资源共享管理机制的安全性提供有力保障。此外，还应制定网络安全方案，研究和应用数据加密技术，通过加密算法和加密密钥将明文转变为密文能够确保数据安全，使数据、文件、等信息具有一定完整性，进而提升档案信息系统的安全性。完整的数据加密措施能够防止网络黑客攻击，防止网络黑客利用网络系统中出现的漏洞获取关键账户口令，造成系统被严重破坏。经常使用的网络加密方式有在线加密、端点加密、节点加密三种，可以根据实际情况采取相应的加密方式，为档案信息资源共享管理机制的构建提供重要保障^[5]。

结束语：

档案信息资源共享的管理机制的构建是一项具有复杂性的系统工程，在这一过程中应切实贯彻“高瞻远瞩，统筹规划，资源共享，务求实效”的企业信息化发展的战略方针，坚持以建设数字化档案馆、强化档案信息资源的开发与利用为重要主题，在互联网环境下实现档案信息资源的科学配置，联合起来走合作发展之路。同时，还应增强新时期档案工作喜爱年代华建设和档案人才队伍建设，优化知识结构、拓宽眼界视野、提高综合素养等提供有力支撑，更加系统地掌握信息技术理论，将构建档案信息网络纳入到整体发展的规划中，遵循分期上网、分批上网的原则，加快推进档案信息资源共享的管理机制的构建。

参考文献:

[1]山石平. 数字档案信息资源共享机制构建分析[J]. 兰台世界, 2020(11):271-272.

[2]刘博. 行政审批档案规范化管理体系的构建分析[J]. 兰台内外, 2020(20):117-118.

[3]许雯婷. 档案信息资源共享机制探析[J]. 兰台内外, 2019(59):123-124.

[4]曹燕红. 信息化时代档案资源共享研究[J]. 兰台世界, 2020(75):231-232.

[5]高艳霞. 分析档案安全保障管理机制的构建[J]. 环球市场, 2020(32):69-70.

作者简介：米晓霞（女，汉族，1973年10月），籍贯：内蒙古赤峰市，职称：副研究馆员，学历：大学本科，单位：国网赤峰供电公司，研究方向：档案信息化。